Politique de confidentialité
Andersen S.E.N.C.R.L. et Andersen Inc. faisant toutes deux affaire sous le nom d’Andersen (les « Sociétés ») comprennent l’importance de la vie privée et reconnaissent le caractère sensible des renseignements personnels qu’elles reçoivent dans le cours de leur pratique. Les Sociétés gèrent la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels conformément à la Personal Information Protection Act (Alberta) et à la Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique) (collectivement, la « Législation relative à la protection de la vie privée »). Le terme « renseignements personnels » est défini dans la Législation relative à la protection de la vie privée applicable, mais il désigne généralement tous les renseignements liés à une personne identifiable.
Les Sociétés reconnaissent leur obligation professionnelle de préserver la confidentialité des renseignements sur les clients et leur obligation concernant les renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent ou communiquent dans le cadre de la prestation de leurs services. La présente politique a été élaborée avec ces obligations en tête et elle présente les pratiques qu’observent les Sociétés pour protéger et gérer les renseignements personnels.
Nos besoins en matière de renseignements personnels
Les Sociétés recueillent uniquement les renseignements personnels dont elles ont besoin pour mener leurs activités. De manière plus précise, pour fournir un avis fiscal à des clients, les Sociétés doivent avoir accès à l’ensemble des informations et des faits pertinents qui sont liés à leur provision sur honoraires et à la représentation des clients. Ces informations comprennent nécessairement des renseignements personnels.
Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels
De manière générale, les Sociétés recueillent des renseignements personnels directement auprès de la personne concernée. Cependant, lorsque cela est nécessaire, les Sociétés peuvent recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources. Les Sociétés recueilleront des renseignements auprès d’autres sources uniquement avec votre consentement ou selon la mesure permise par la Législation relative à la protection de la vie privée. En retenant les services des Sociétés pour obtenir un avis fiscal ou vous représenter, vous consentez à ce qu’elles recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels afin de vous conseiller et de vous représenter adéquatement.
Les Sociétés demanderont un consentement pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, sauf dans des circonstances où la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sans consentement est autorisée ou requise en vertu de la Législation relative à la protection de la vie privée. Les Sociétés peuvent utiliser le consentement implicite dans les cas où une personne fournit des renseignements volontairement pour une raison évidente.
Des personnes peuvent retirer leur consentement à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels en tout temps, à moins que les renseignements personnels soient nécessaires pour remplir les obligations juridiques des Sociétés. Le retrait du consentement d’une personne à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels peut signifier que les Sociétés ne pourront pas poursuivre une relation commerciale ou fournir certains produits et services si elles n’ont pas les renseignements personnels nécessaires.
Les Sociétés utiliseront et communiqueront des renseignements personnels uniquement aux fins auxquelles les renseignements ont été recueillis, sauf dans la mesure permise par la Législation relative à la protection de la vie privée. Si les Sociétés souhaitent utiliser ou communiquer des renseignements personnels pour une nouvelle raison, elles demanderont un consentement, à moins que celui-ci ne soit pas requis en vertu de la Législation relative à la protection de la vie privée.
Les Sociétés peuvent, de temps à autre, transférer des renseignements personnels à d’autres membres d’Anderson Global qui se trouvent à l’extérieur du Canada. De tels membres peuvent recevoir, traiter et gérer des renseignements personnels aux fins prévues dans la présente politique et ils offriront un niveau de protection des renseignements personnels qui est comparable à celui fourni par les Sociétés.
En outre, les Sociétés peuvent communiquer des renseignements personnels à d’autres tiers fournisseurs de services dans le but d’assurer la prestation des services ou des fonctions au nom des Sociétés. Aucun renseignement personnel ne sera communiqué à ces tiers fournisseurs de services, sauf dans les cas décrits dans la présente politique, sans le consentement de la personne ou selon ce qui est requis ou autorisé en vertu de la Législation relative à la protection de la vie privée. Les Sociétés s’efforceront de veiller à ce que leurs contrats avec des tiers fournisseurs de services limitent la conservation, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par le tiers fournisseur de services uniquement aux fins de la prestation des services contractuels et offrent un niveau de protection des renseignements personnels qui est comparable à celui fourni par les Sociétés.
Les Sociétés déploieront des efforts raisonnables pour s’assurer que tous les renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent ou communiquent sont exacts et complets.
Sécurité des renseignements personnels
Les Sociétés reconnaissent leurs obligations de protéger les renseignements personnels que nous avons recueillis sur nos clients et d’autres personnes dans le cadre de notre pratique.
Les Sociétés protègent les renseignements personnels de manière appropriée selon leur degré de sensibilité. Les Sociétés déploieront tous les efforts raisonnables pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, la divulgation, la copie, la modification, l’élimination ou la destruction de renseignements personnels ou tout accès non autorisé aux renseignements personnels. Seuls les fiscalistes ou les employés qui ont besoin des renseignements personnels pour s’acquitter de leurs responsabilités ont accès à ces renseignements personnels. Les Sociétés conserveront les renseignements personnels uniquement le temps raisonnable requis pour servir les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou pour des fins juridiques ou commerciales et elles prendront les mesures appropriées pour rendre les renseignements personnels non identifiables ou détruiront les renseignements personnels, notamment en déchiquetant les dossiers papier et en supprimant les dossiers électroniques de façon permanente, une fois que les renseignements ne seront plus nécessaires.
Demandes d’accès aux renseignements personnels
Les personnes peuvent avoir accès à leurs propres renseignements personnels qui sont sous la garde ou le contrôle des Sociétés, sous réserve de certaines exceptions. Les personnes peuvent présenter une demande d’accès à leurs renseignements personnels qui sont sous la garde ou le contrôle des Sociétés ou une demande d’information sur l’utilisation de leurs renseignements personnels et sur toute communication de ces renseignements personnels à d’autres personnes et organisations, par écrit, à la responsable de la protection des renseignements personnels des Sociétés, Mme Nicole Elzinga. Il faut fournir suffisamment de renseignements dans la demande d’accès pour permettre aux Sociétés d’identifier les renseignements que la personne cherche.
Les Sociétés répondront aux demandes dans les délais prévus par la Législation relative à la protection de la vie privée et déploieront des efforts raisonnables pour aider les demandeurs. Toutes les demandes peuvent être assujetties à des honoraires et à des débours, selon ce qui est permis en vertu de la Législation relative à la protection de la vie privée.
La capacité d’une personne d’avoir accès à ses renseignements personnels qui se trouvent sous le contrôle des Sociétés est assujettie à certaines exceptions. À titre d’exemple, la Législation relative à la protection de la vie privée interdit l’accès à de l’information qui peut contenir des renseignements personnels sur une autre personne ou de l’information commerciale confidentielle. L’accès peut également être refusé si l’information est assujettie au secret professionnel. Si elles refusent une demande en totalité ou en partie, les Sociétés fourniront les raisons du refus. Dans certains cas où des exceptions d’accès s’appliquent, les Sociétés peuvent s’abstenir de divulguer ces renseignements et fournir les autres renseignements.
Demandes de correction de renseignements personnels
Des personnes peuvent également demander, par écrit, que les Sociétés corrigent des erreurs ou des omissions dans leurs renseignements personnels qui sont sous leur garde ou leur contrôle. Lors de la réception d’une telle demande, les Sociétés peuvent procéder de l’une ou l’autre des façons suivantes :
- corriger les renseignements personnels et, s’il est raisonnable de le faire, envoyer des avis de correction à toute autre organisation à laquelle les renseignements erronés ont été communiqués;
- décider de ne pas corriger les renseignements personnels, mais noter qu’une correction a été demandée et qu’elle n’a pas été apportée.
Pour nous joindre
Si vous avez des questions sur les politiques des Sociétés concernant la gestion de vos renseignements personnels ou que vous souhaitez demander l’accès à vos renseignements personnels qui se trouvent sous la garde et le contrôle des Sociétés ou demander qu’une correction y soit apportée, veuillez communiquer avec Mme Elzinga, comme suit :
Par téléphone : 604.448.0200
Par courrier :
Andersen S.E.N.C.R.L.
#300 – 3866, rue Bayview
Richmond (Colombie-Britannique) V7E 4R7
Canada À l’attention de Mme Nicole Elzinga
Si vous êtes insatisfait de la manière dont les Sociétés gèrent vos renseignements personnels, veuillez communiquer par écrit avec la responsable de la protection des renseignements personnels en indiquant les raisons de vos préoccupations. Si, après que la responsable de la protection des renseignements personnels a examiné vos préoccupations et y a répondu vous êtes toujours insatisfait, vous voudrez peut-être communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée applicable.